刘佳：一丝不苟拼工作，全心服务暖人心 —— 2020年管理服务奖三等奖获得者

【服务格言】

■ 默默无闻，以高度责任感守护学院本科教学运行；

■ 积极进取，以学无止境座右铭鞭策自己创新成长；

■ 甘于奉献，以炙热之心全心全意为全院师生服务。

本科教学秘书，一个平凡而重要、工作量大而且头绪繁多的工作岗位，刘佳同志埋头一干就是12年。自从2016年调入外国语学院后，更是一个人挑起学院繁重的本科教学教务管理工作。在刘佳同志看来，扎根管理服务一线，能够为同学们和老师们服务，这是她的光荣。在这三年多的时间当中，刘佳同志本着一名共产党员所拥有的高度责任感，在工作当中兢兢业业，一丝不苟地圆满完成各项工作任务，高效维护外国语学院本科教学正常运行；交融在工作当中的，还有她那颗一如既往，默默耕耘，为师生服务的初心。

经验丰富，高效严谨，勇担本科教务重担

本科教学工作是学院工作的重中之重，外国语学院目前有三个本科专业，四个辅修专业以及承担学校大学英语教学任务，本科在校生年均约320人，辅修学生年均在修约400人，大学英语覆盖全校各专业学生年均4000多人。学院年均参与本科教学老师140多人。庞大的教师队伍和广大的学生群体都是刘佳同志教学运行工作中的参与者和服务对象。得益于她之前在密西根学院8年多丰富的教务工作经验，刘佳同志到学院后顺利完成工作交接平稳过渡，并立即对学院各专业培养计划进行全面梳理核对，完善课程管理规范制定，课程大纲管理和梳理工作，丰富和完善本科教学网站内容，助力外国语学院本科教学工作顺利展开。

外国语学院本科教学秘书岗位工作量大，业务繁多，主要包括日常教学运行管理、学籍管理、留学生管理、学生交流交换工作、学业管理工作、各类奖项申报、助教管理工作、教学相关财务工作、教师工作量年终考核等方方面面。

在繁重的教学管理工作中,刘佳坚定支持和协助学院各项教学改革工作的展开，参与学院专业培养计划的修订和更新维护工作，先后协助学院完成大学英语教学改革、新增英语专业2017级英语语言学和翻译方向、协助完成2018年四个辅修专业辅修新培养方案重新制定、2019年修订日语和德语专业2020级培养方案，每一次培养方案的制定和修订都经历了多次会议讨论和梳理，反复修改和认证，经过多次整理工作才能完成；在教学日常管理工作中，刘佳同志每年完成学院每学期执行计划、教学任务书、教师担任表的制作提交工作约200门次；完成学院每年80多门次专业课排课；组织维护大量的考试安排：包括每年4000多人参加的英语新生分级考试；20门左右学期补考；200门左右的一专和辅修考试；每年3000多人参加的大学英语水平考安排；四六级考试300多人次主考安排；安排年均800人参加的全国大学生英语竞赛；年均500多门次试卷整理归档；以及课程听课、课程评估等常规教学管理工作。对待常规工作，刘佳同志一直孜孜不倦，以此为乐。以排课工作为例，刘佳同志在排课中以排课规则为指导，全面考虑老师和学生的需求，四个年级通盘考虑，统筹排课，在规则允许范围内尽量给老师们集中排课，以免家远的老师长途奔波，将一个年级课程尽量均匀安排，避免学生过于劳累。考虑到学生重修需求，尽量避免有学生重修的课程高低年级的冲突。排课安排好以后还要进行三次核查，首先以专业为单位，根据培养计划核对课程安排是否疏漏，其次以行政班为单位，核查行政班课程安排是否有冲突，是否可以进一步优化；再次以每一个老师为单位，每个老师的课表都看一遍，看看老师们课表安排是否合理，是否有可能优化。课表进入系统后，将课表发给同学们和老师们核对查看，听取意见。对于理由不充分的意见给予充分的解释并婉拒，对于理由充分且有操作性的意见，予以采纳进行调整。

在学生学籍管理工作当中，刘佳同志根据每名同学不同的情况给予学籍异动的建议，告知同学不同异动可能造成的影响，帮助学生办理休学、复学、转专业、退学等学籍异动；在疫情期间，帮助不能来校的同学全程办理学籍异动和离校手续。她细致谨慎的做好英语专业学生方向分流工作、直升研究生推免、学生毕业审核、毕业生证书发放、毕业信息归档等工作。她深知学籍对学生来说至关重要，也一直是本着对学生负责的态度，尽心尽力的将每一项工作做到最好。2019年，一名留学生办理休学还没办好，人就回国了，之后微信、电话联系均杳无音信，刘佳多次跟进想方设法联系学生未果，后经过多方打听，最后才辗转联系到该留学生家长，成功帮她办理好了休学，否则就可能按照旷课进行退学处理了；在毕业审核工作上，也是倍加关注；提前完成近两轮的毕业审核，及时发现学生漏选的课程好让学生来得及在接下来的学期中补选，避免了学生因为疏忽延期状况的发生，也确保了学生基本能够顺利毕业。她为此感到欣慰。

奋发向上，创新进取，效率效果双丰收

在应对繁忙的工作的同时，刘佳同志也不断总结经验，创新方式方法提高工作效率。她草拟了一系列常规业务流程，如交流交换申请流程和学分转换流程，让同学们了解交流交换的流程和学分转换的要求，可以在出国前就做好学分转换的咨询工作，回校后就能按照流程完成学分转换事宜，大大方便了同学们交流相关事务的办理。她制定明确的外语学院成绩单和排名证明查询打印流程，设定专门邮箱负责处理学积分查询和成绩单打印等事务，并指派专门助教负责按照规定处理和回复。邮件申请、邮件回复，打印业务两个工作日后就可以直接到办公室领取了，此举大大方便了同学们，也提升了她自己的工作效率。她将教学科研办公室本科和研究生留学生奖学金年审和留学生评优以及助教管理和评优工作整合统筹安排，降低重复工作，提升工作效率。她牵头起草外国语学院教师工作手册，完成后将可以让新进老师快速熟悉教学相关规范和教学要求，也可以让其他老师随时查阅学院相关教学管理规定，避免老师们多次重复的提问，方便老师的同时也提高办公室的通过效率。空闲时间刘佳同志带领办公室同事申请科研项目提升大家科研能力，2020年秋季成功结项教学发展中心教学研究项目（获评良好项目），力求凭借自身努力对遇到的教学问题进行研究，给出研究结论和合理的管理建议。

入职外院以来，刘佳同志有效保障外国语学院本科教学的顺利进行，获得学校、学院领导和师生的一致好评，先后多次获得学校教学管理优秀个人奖、获学院年度贡献奖等一系列奖项。学校和学院的肯定是她工作的不竭动力。

热心服务，甘于奉献，严守党员服务初心

刘佳同志思想积极上进，始终坚持理论学习，坚持以党员的高标准严格要求自己，将我党服务人民的理念铭记在心。在工作当中，刘佳同志热心帮助老师和同学们解决各种问题。急师生之所急，想师生之所想。

2017年，一位兼职外聘外教教师在课堂中突然晕倒，被同学们紧急送到了校医院，刘佳同志接到消息后第一时间赶到校医院照顾，并在校医院进行初步检查处理后，打车护送外教老师到第五人民医院挂急诊，跑前跑后地帮忙办好所有就诊手续，并垫付了医疗费用2000多元。期间帮助外教老师与医生沟通，协助外教老师在医院进行了一系列检查。考虑到外教老师远离家乡孤身到国外任教，刘佳同志一直在病床前守护，并与外教聊天安慰缓解他的焦虑情绪，外教老师被临时安排在急救病房观察，刘佳同志给外教老师买饭，打水，直到晚上6点多钟外教的朋友赶到，询问医生了解病情稳定后，刘佳才放心离开。后面多次进行问候。外教康复后多次向刘佳表示对外国语学院和对其本人的感激之情。

2019年春季选课，一名同学希望能选数学学院的一门课作为辅修报名的先修课，可是又怕与本专业课程冲突，带着一脸苦恼来到刘佳老师办公室，当时已经是下午6点多了，刘佳了解她的需求后，帮助该同学尝试多种选课方案，经过半个多小时的尝试，终于通过调整一门公共必修课的方法使同学成功选上了心怡的数学课，当时同学开心的跳了起来。被同学们需要，刘佳感到正是自己的价值之所在，并乐在其中。类似这样的情况每天都在发生，同学们会因为各种问题找到她，有选课选错要退课的；有课程没选上要加课的；有学业迷茫来寻求指导的；有要进行学籍变动的；有出国游学申请遇到困难的；有学费缴费退费遇到问题的等等，在能力范围内每一位同学她都尽力帮忙，经常帮助同学们修改申请书，帮助他们联系其他学院、教务处、留学生发展中心、学生服务中心、财务处以获得相应帮助。

不怕吃苦，脚踏实地，严谨认真完成每项工作是刘佳对自己的基本要求，不断学习，总结经验，提升自身能力和提高工作效率是刘佳不断努力的目标。在平凡的岗位上维护学院本科教学正常运行和温馨服务师生是刘佳同志不变的初心。

【个人简介】

刘佳，上海交通大学外国语学院教学科研办公室副主任，入职以来一直担任本科教务管理工作。2019年获交通大学教学管理优秀个人二等奖、外国语学院年度贡献奖管理服务类一等奖，年度考核优秀等。